Hvordan planlegge en festmiddag: Den ultimate sjekklisten

Festplanlegging

Jeg liker å hjelpe folk med å planlegge og forberede seg til store begivenheter og fester.

Med riktig forberedelse kan innsamlingsarrangementet ditt bli en knusende suksess.

Hva er en gallamiddag?

En gallamiddag er vanligvis en semi-formell fest for voksne som inneholder middag, dans og en auksjon eller tombola. Vanligvis arrangeres en galla av en organisasjon – ofte en ideell organisasjon – med det formål å mate og underholde deres givere og velgere og samle inn penger til organisasjonen deres i en sosial setting.

I en perfekt verden vil det være en lek å planlegge en innsamlingsaksjon eller gallamiddag. Sjenerøse sponsorer ville betale for all mat, underholdning og overnatting, mens gjestene dine ville være mer enn ivrige etter å by på auksjonsgjenstander og donere til saken din. Dessverre innebærer det ganske mye forberedelse å planlegge en gallabegivenhet i den virkelige verden. For å planlegge en perfekt gallamiddag, må du søke sponsing og frivillige, lage et tema og invitasjoner og bestille mat og underholdning. Å utføre disse trinnene effektivt kan gjøre underverker. Denne artikkelen skisserer noen viktige trinn og nødvendigheter som er avgjørende for riktig gallaplanlegging.

12-trinns gallaplanleggingssjekkliste

Skisser ditt formål
Analyser kostnader
Fastsette en billettpris
Velg innsamlingsmetoder
Skaff deg sponsing
Velg et sted
Bestem hva temaet ditt skal være
Lag mat og drikke
Design dine invitasjoner
Planlegg aktiviteter og bestill underholdning
Dekorer lokalet ditt
Søk frivillige

1. Skisser ditt formål

Å vite hva du har som mål å oppnå med arrangementet ditt vil hjelpe deg og teamet ditt med å planlegge deretter. Kostnaden for å planlegge en innsamlingsgalla kan være ekstremt høy, så det vil være viktig å samle støtte for saken din og vekke interesse i samfunnet.

Det første trinnet i planleggingsprosessen bør være å sette et mål for organisasjonen din, bestemme hvem/hva som vil dra nytte av innsamlingen, og skissere hva gjestene kan forvente å støtte med sine auksjonsbud og donasjoner.

Før du bestiller et sted og underholdning, bør du skissere formålet med arrangementet ditt og lage et budsjett.

Kelly Sikkema via Unsplash

2. Analyser kostnader

Før planleggingsprosessen virkelig begynner, må organisasjonen din bestemme hvor mye startpenger som er tilgjengelig. Tidslinjen for gallaplanlegging vil variere avhengig av arrangementet, men vanlige avgifter inkluderer mat, drikke, lokaleleie, reklame, A/V-utstyr, auksjonsartikler og andre utgifter.

Å holde oversikt over hvor mye penger du bruker og hvor mye du trenger for å tjene penger er en nøkkelkomponent for å lage et nøyaktig budsjett. Tross alt er formålet med en galla å samle inn penger – ikke å bruke dem! Når det er sagt, må du selvfølgelig bruke et betydelig beløp på forhånd for å planlegge og arrangere innsamlingsarrangementet ditt. Hvis alt går bra, vil du dekke kostnadene dine og ha massevis av nye midler til overs for din sak.

3. Etabler en billettpris

Når du har bestemt antall gjester du vil delta på, setter du en pris for hver billett. Plasseringen, menyen og kostnadene for arrangementet bør alle vurderes når du bestemmer prisen for inngang. I tillegg til vanlige billetter, sørg for å tilby et begrenset antall VIP-pass tilgjengelig til et høyere prispunkt for å tilby VIP-deltakere spesielle fordeler under arrangementet. Å selge billetter er en fin måte å samle inn ekstra penger til saken din på.

4. Velg innsamlingsmetoder

Å planlegge et gallaarrangement dreier seg først og fremst om å skaffe penger, så vurder en rekke ulike innsamlingsmetoder. Tilhengere av organisasjonen din vil gjerne donere penger, men det er også nyttig å implementere andre aktiviteter for gjester å delta i. Noen måter å skaffe ekstra midler på inkluderer å holde en tombola eller stille auksjon, selge forfriskninger, selge reklamemuligheter og dele salg med støtteselskaper. Sørg for å tenke på så mange ideer som mulig for å samle inn penger til organisasjonen eller for at gallamiddagen din støtter.

5. Skaff deg sponsing

Med mindre organisasjonen din har en overveldende mengde startpenger, vil arrangementet ditt sannsynligvis kreve støtte fra sponsorer. Ved å tilby reklame og andre fordeler til visse virksomheter, kan du kanskje få nødvendige varer til en overkommelig pris.

Å kontakte sponsorer vil kreve at du bruker alle deler av ditt eksisterende nettverk, danner langsiktige forretningsforbindelser og etablerer en symbiose med deltakende organisasjoner. Lokale restauranter kan være i stand til å gi deg et billig eller gratis sted å holde arrangementet ditt og forsyne gjestene dine med mat og drikke. Underholdning kan også sponses enten det er i form av lokale underholdere som opptrer til rabattert pris eller større opptredener betalt av sponsorene dine. Hvis du planlegger å planlegge aktiviteter som en tombola eller auksjon, kan sponsorer også donere premier til arrangementet ditt.

Lokalet du velger bør avhenge av antall gjester du inviterer, temaet ditt og hvilke typer underholdning du planlegger å ha.

6. Velg et sted

Lokalet ditt vil spille en stor rolle i planleggingsprosessen din, så det er viktig at du undersøker alternativene grundig og velger et godt sted som komfortabelt vil kunne imøtekomme ditt maksimale oppmøte, inkludert underholdnings- og måltidsleverandører.

Miljøet skal være stilig og la folk sosialisere fritt. Hvis lokalet ditt blir donert, kan det ta litt planlegging for å passe dine behov, så vurder nøye eventuelle justeringer du må gjøre før du dekorerer. Dekorasjonene dine bør matche det gjestene har på seg og temaet ditt.

7. Bestem hva temaet ditt skal være

Et kreativt tema for gallabegivenheten gir en unik atmosfære for gjestene dine. Enten det er broadway, middelalder, maskerade, jul, nautisk eller noe annet, kan et tema hjelpe deg med menyvalg, dekorasjoner, planlagte aktiviteter og kleskode.

Når du planlegger et temaarrangement, er det viktig å sørge for at dekorasjonene, midtpunktene og underholdningen passer riktig. I noen tilfeller kan det være nødvendig å kontakte en organisasjon som er kjent med temaarrangementer for å sikre riktig presentasjon.

Sørg for å gjøre en rekke retter tilgjengelige for gjestene dine, siden noen deltakere sannsynligvis er veganere, vegetarianere, gluten- eller laktoseintolerante osv.

8. Lag mat og drikke forberedelser

Shop rundt og kontakt ulike cateringtjenester, restauranter og andre etablissementer for å se om de er i stand til å ta imot gjestene dine. Vurder om du vil ha en kontantbar eller åpen bar, og lag en meny som har vegetariske og glutenfrie alternativer.

Menyen din bør være mangfoldig, og hva du skal servere på gallamiddagen din vil avhenge av arten av arrangementet ditt, temaet du har valgt og organisasjonens budsjett. Det kan også være lurt å vurdere å tilpasse drikkevarene dine for å gjøre et ekstra spesielt inntrykk på kundene dine.

9. Design dine invitasjoner

Din invitasjon vil være det første potensielle gjester ser, så å lage en minneverdig invitasjon er et viktig skritt i planleggingen av arrangementet ditt. Å lage en god invitasjon krever nøyaktig informasjon og en presentasjon som vekker oppmerksomhet.

Inkluder informasjon som dato, klokkeslett, sted og formaliteter samt viktige detaljer som hvem som vil dra nytte av arrangementet, det valgte temaet og de planlagte aktivitetene. De kunsten å skrive gallainvitasjoner lar deg være kreativ, men det er også viktig at tonen reflekterer arrangementets formalitet.

10. Planlegg aktiviteter og bokunderholdning

Å planlegge en vellykket gallamiddag dreier seg om å bestille passende underholdning og aktiviteter designet for å samle inn penger. Ta kontakt med lokale spillesteder og spør om mulige liveopptredener samt mulige gjenstander som kan doneres til en tombola eller stille auksjon. Sørg for å finne underholdningsformer som passer med temaet ditt og som gjestene vil finne både engasjerende og passende.

11. Dekorer lokalet ditt

Et av de siste trinnene du vil ta som forberedelse til gallamiddagen din, er å dekorere lokalet. Velg dristige komplementære farger og dekorer for å matche ditt valgte tema. Bruk unike midtdeler, kunstverk og rekvisitter for å skape et visuelt imponerende miljø for gjestene dine og gi arrangementet ditt en festlig atmosfære.

På grunn av viktigheten av å presentere en unik atmosfære, kan det være nødvendig å avtale hjelp til å dekorere. En rekke selskaper eksisterer for å hjelpe arrangementsplanleggere med å dekorere arenaer i alle former og størrelser i henhold til tema og fargevalg. Mange har maler og materialer tilgjengelig for et bredt spekter av vanlige arrangementstemaer.

12. Søk frivillige

Når alt er planlagt, må du finne folk til å hjelpe med å sette opp og vedlikeholde arrangementet. Bruk nettverket ditt og ressursene dine i og utenfor organisasjonen, finn frivillige til å hilse på gjester, sette plass til folk, servere mat og bidra til at kvelden går greit.

Lykke til!

En vellykket gallamiddag er en av de beste måtene å få støtte for organisasjonen din på, men det krever også mye planlegging og forberedelse. Å sørge for at alt er i orden før en enkelt gjest kommer vil hjelpe kvelden til å flyte jevnt og presentere organisasjonen din i et profesjonelt lys. Innsamlinger er avgjørende for veksten til enhver bedrift eller ideell organisasjon, og effektiv styring av hvert trinn er nøkkelen til en minneverdig kveld.

Dette innholdet er nøyaktig og sant etter forfatterens beste kunnskap og er ikke ment å erstatte formelle og individuelle råd fra en kvalifisert fagperson.